REGOLAMENTO ASSOCIATIVO S.I.B.
Premessa
Il presente Regolamento associativo è approvato dal Consiglio Direttivo e regola l’attività degli organi associativi e i rapporti tra di essi.
I - Dell’Assemblea Generale
Art. 1) Convocazione dell’Assemblea Generale dei Soci
Il Presidente, sentito il Consiglio Direttivo, stabilisce le materie all’ordine del giorno, l’ora, il luogo e la data di riunione dell’Assemblea Generale dei Soci, in prima e in seconda convocazione e dispone che il Segretario ne dia comunicazione a tutti i Soci, almeno 15 giorni prima della data fissata per l’Assemblea, a mezzo posta o con ogni altro mezzo idoneo, ivi compreso il telefax e la posta elettronica; il Segretario può avvalersi della Segreteria Organizzativa. Il Presidente, in caso di urgenza, può convocare l’Assemblea Generale dei soci con un preavviso di cinque giorni.
Un terzo dei membri del Consiglio Direttivo o un decimo dei Soci aventi diritto di voto, possono richiedere, per iscritto, al Presidente di convocare l’Assemblea Generale, indicando all’uopo le materie da trattare all’ordine del giorno. Il Presidente, sentito il Consiglio Direttivo, deve convocare l’Assemblea secondo le modalità di cui al comma precedente ed entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta.
Le materie proposte all’ordine del giorno dai Consiglieri o dai Soci richiedenti non possono essere modificate.
Le predette norme si applicano sia per la convocazione ordinaria sia per la convocazione straordinaria dell’Assemblea Generale.
L’avviso della convocazione dell’Assemblea Generale ordinaria nel caso in cui debba eleggere il Consiglio Direttivo, deve contenere le indicazioni delle regole di candidatura a Consigliere secondo quanto previsto dal Regolamento elettorale.
Art. 2) Riunione dell’Assemblea Generale dei Soci
I Soci Ordinari che partecipano alla riunione dell’Assemblea Generale, sia ordinaria sia straordinaria sono registrati dal Segretario mediante chiamata individuale; il Segretario può delegare a uno o più Soci l’esecuzione di detta operazione.
Il Segretario verifica il raggiungimento del numero legale di cui all’art. 15 dello Statuto, e se ne ricorrono i presupposti, dichiara valida la riunione e si aprono i lavori dell’Assemblea Generale.
Il Presidente o, in sua assenza, il Vice Presidente, presiede l’Assemblea e ne dirige i lavori; in caso di impedimento del Vice Presidente, l’Assemblea nomina un Presidente dell’Assemblea fra i Soci presenti, su proposta del Segretario.
L’Assemblea delibera con la maggioranza assoluta dei Soci presenti, con voto palese o a scrutinio segreto.
Il Segretario redige processo verbale dell’Assemblea secondo quanto previsto dallo Statuto.
In caso di impedimento, il Segretario può essere sostituito mediante delega scritta, soltanto da un altro membro del consiglio Direttivo.
L’Assemblea Generale Ordinaria elegge il Consiglio Direttivo secondo le modalità previste dal Regolamento elettorale.
II – Del Consiglio Direttivo
Art. 3) Convocazione del Consiglio direttivo
Il Presidente stabilisce la data, l’ora, il luogo e le materie all’ordine del giorno da trattare nella seduta del Consiglio Direttivo e dispone che il Segretario ne dia comunicazione a tutti i Consiglieri almeno 10 giorni prima della data fissata per la sessione, a mezzo posta o con ogni altro mezzo idoneo, ivi compreso il telefax e la posta elettronica; il Segretario può avvalersi della Segreteria Organizzativa.
Un terzo dei Consiglieri può richiedere, per iscritto, al Presidente di convocare il Consiglio Direttivo, indicando all’uopo le materie da trattare all’ordine del giorno: il presidente ordina entro 15 giorni dal ricevimento della richiesta, al Segretario di dare comunicazione della convocazione a tutti i Consiglieri secondo le modalità di cui al precedente comma.
La proposta di ordine del giorno da parte dei Consiglieri richiedenti è vincolante.
In caso di straordinaria urgenza il Consiglio Direttivo può essere convocato dal Presidente anche mediante comunicazione telefonica del Segretario a tutti i Consiglieri con preavviso di almeno 3 giorni.
In caso di assenza o impedimento o dimissioni del Presidente, il Consiglio Direttivo è convocato dal Vice Presidente.
Art. 4) Sessioni del Consiglio Direttivo
La prima sessione del Consiglio Direttivo immediatamente dopo la sua elezione è disciplinata dal Regolamento elettorale.
Nelle altre sessioni, ordinarie e straordinarie, il Segretario verifica il raggiungimento del numero legale e dichiara aperta la sessione del Consiglio Direttivo.
Il Presidente o, in sua assenza, il Vice Presidente, presiede il Consiglio Direttivo e ne dirige i lavori; in caso di impedimento del Vice Presidente, il Consiglio nomina un Presidente provvisorio tra i Consiglieri presenti, su proposta del Segretario.
Il Consiglio Direttivo delibera, salvo diversa disposizione, a maggioranza assoluta dei Consiglieri presenti.
Il Segretario redige processo verbale della sessione, secondo quanto previsto dallo Statuto.
In caso di impedimento, il Segretario può essere sostituito mediante delega scritta, soltanto da un altro membro del consiglio Direttivo.
In alternativa, quando particolari esigenze lo richiedano, il consiglio direttivo potrà essere convocato in forma ibrida e/o remota su apposita piattaforma che garantisca le medesime garanzie delle sessioni del consiglio direttivo in presenza.
Art. 5) Ammissione di nuovi Soci e rinnovo delle iscrizioni
Il Consiglio Direttivo con apposita delibera predispone il modulo per le nuove adesioni e per il rinnovo delle iscrizioni; stabilisce le modalità di invio delle domande di nuova iscrizione e le modalità di pagamento della quota sociale.
Sono automaticamente validate tutte le richieste associative in regola con la quota di iscrizione dell’anno in corso.
Il Consiglio Direttivo può respingere motivatamente, entro 30 giorni dal ricevimento, le domande di nuova iscrizione.
Il Consiglio Direttivo stabilisce che non sarà concessa la morosità oltre un anno; il Socio decade automaticamente dopo il terzo richiamo scritto.
Per l’iscrizione alla Società Europea ESBS è indispensabile essere in regola con la quota annuale S.I.B.; le regole della ESBS prevedono che i soci ufficialmente iscritti siano quelli che hanno pagato entro l’anno in corso la regolare quota prevista dalla ESBS stessa.
Art. 6) Organizzazione di eventi formativi nazionali
Il Consiglio Direttivo promuove i corsi nazionali e internazionali di formazione professionale e di aggiornamento culturale; individua i docenti e conferisce loro l’incarico di docenza per l’evento o gli eventi formativi suddetti.
Art. 7) Dimissioni dagli incarichi interni al Consiglio Direttivo e sostituzione
Ciascun membro del Consiglio Direttivo che ricopra l’incarico di Presidente o di Vice Presidente o di Segretario o di Tesoriere o di Coordinatore della Formazione, di cui all’art. 9 dello Statuto, può dimettersi dal predetto incarico senza che ciò comporti le dimissioni anche dalla carica di Consigliere.
Le dimissioni dall’incarico hanno effetto immediato e sono irrevocabili.
In tal caso, il Consigliere deve comunicare le dimissioni al Presidente, o nel caso sia quest’ultimo a dimettersi, al Vice Presidente; in ogni caso, il Consiglio Direttivo è immediatamente convocato ai sensi dell’art. 3 del presente Regolamento per procedere alla sostituzione.
La sostituzione avviene con il conferimento, deliberato a maggioranza assoluta dei Consiglieri presenti, dell’incarico vacante a uno dei Consiglieri che non ricopra altri incarichi interni al Consiglio Direttivo. Laddove ciò non sia più possibile, il Presidente o, in sua assenza o impedimento, il Vice Presidente, convocano ai sensi dell’art. 1 del presente regolamento, l’Assemblea Generale per le elezioni del nuovo Consiglio Direttivo.
Art. 8) Dimissioni dei Consiglieri dal Consiglio direttivo e sostituzione
Ciascun Consigliere può presentare le dimissioni dal Consiglio Direttivo dandone comunicazione scritta al Presidente; nel caso in cui sia il Presidente a dimettersi dal Consiglio Direttivo, egli rassegna le proprie dimissioni direttamente al Consiglio Direttivo, dandone comunicazione nell’avviso di convocazione del Consiglio stesso.
Le dimissioni hanno effetto immediato e sono irrevocabili; nel caso di dimissioni del Presidente, queste hanno effetto dalla riunione del Consiglio Direttivo.
Il Consiglio Direttivo non è obbligato a sostituire i Consiglieri dimessi fino a quando restano in carica almeno 6 membri. Se il numero dei Consiglieri rimasti in carica diviene inferiore a 6, è convocata l’Assemblea Generale Ordinaria, ai sensi dell’art. 1 del presente Regolamento, per procedere alle elezioni del nuovo Consiglio Direttivo.
La sostituzione dei Consiglieri dimessi può avvenire mediante la chiamata diretta da parte del Consiglio Direttivo di Soci Ordinari, che abbiano effettuato il versamento della quota sociale, sino al raggiungimento del numero massimo di membri stabilito dall’Assemblea Generale Ordinaria.
Se il Consigliere che si è dimesso dal Consiglio Direttivo ricopriva anche un incarico interno, il Consigliere che lo sostituisce può assumere l’incarico vacante, previa deliberazione del Consiglio stesso a maggioranza assoluta dei presenti.
Il Consigliere nominato in sostituzione resta in carica sino alla scadenza naturale del mandato.
Art. 9) Decadenza dalla carica di Consigliere
Decadono dalla carica i Consiglieri che, senza giustificato motivo, non partecipano alle sedute del Consiglio Direttivo per tre volte consecutive.
Per la sostituzione del Consigliere decaduto si fa applicazione dell’art. 7 del presente Regolamento.
III – Del Presidente e delle altre cariche associative
Art. 10) Il Presidente
Il Presidente nomina, nella prima seduta del Consiglio Direttivo, il Coordinatore della Formazione.
Il Presidente può proporre al Consiglio Direttivo di conferire deleghe specifiche ai Consiglieri che non ricoprono alcuna carica all’interno del Consiglio stesso.
Il Presidente promuove e mantiene i contatti con gli enti pubblici e privati, con le Istituzioni, con le Associazioni Professionali Nazionali ed Internazionali, e con ogni altro organismo che intenda collaborare alla promozione ed al raggiungimento degli scopi sociali; controfirma, altresì, gli atti di provenienza del Tesoriere che abbiano natura economica o fiscale.
Il Presidente convoca e presiede la riunione dell’Assemblea Generale e le sessioni del Consiglio Direttivo.
Art. 11) Il Vice Presidente
Il Vice Presidente coadiuva il Presidente nello svolgimento dei suoi compiti e lo sostituisce ogni qualvolta quest’ultimo si trovi impossibilitato a svolgere le sue funzioni, oppure sia assente, oppure lo abbia delegato, con atto scritto, a svolgere compiti e funzioni proprie del Presidente stesso. In tal caso, il Vice Presidente assume tutti i diritti, i poteri e i doveri che lo Statuto ed il presente Regolamento attribuiscono al Presidente, anche nei confronti dei terzi.
Art. 12) Il Segretario
Il Segretario predispone su incarico del Presidente le convocazioni dell’Assemblea
Generale e del Consiglio Direttivo; compie le formalità necessarie per la verifica della validità delle riunioni degli Organi dell’Associazione; procede alla stesura dei verbali delle sessioni del Consiglio Direttivo e delle riunioni dell’Assemblea Generale, ordinaria e straordinaria, ed è responsabile della loro tenuta; può essere affiancato nello svolgimento di tutte le sue funzioni da altri componenti del Consiglio Direttivo.
Il Segretario dà esecuzione alle delibere del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea Generale dei Soci ed assiste il Presidente ed il Vice Presidente nell’espletamento delle loro funzioni.
Il Segretario coordina le attività dei gruppi di lavoro costituiti all’interno dell’Associazione, secondo le indicazioni del Consiglio Direttivo; coordina, altresì, l’attività svolta dai Consiglieri che abbiano ricevuto dal Consiglio Direttivo procura generale o speciale per il compimento di attività finalizzate al perseguimento degli scopi sociali; coordina, infine, tutte le attività promozionali e organizzative dell’Associazione, impartendo le disposizioni al personale della struttura operativa dell’Associazione stessa.
Il Segretario può avvalersi della collaborazione della Segreteria Organizzativa esterna all’Associazione per l’organizzazione di eventi formativi e culturali e per la convocazione dell’Assemblea Generale e del Consiglio Direttivo.
Il Segretario si occupa dell’ordinaria amministrazione e può formulare proposte organizzative dell’Associazione.
Art. 13) Il Tesoriere
Il Tesoriere sovrintende alle attività patrimoniali, amministrative e alla gestione finanziaria dell’Associazione; redige ed illustra il bilancio di previsione ed il bilancio consuntivo da sottoporre alla approvazione della Assemblea Generale Ordinaria unitamente alla relazione di bilancio del Consiglio Direttivo, nell’osservanza dell’art. 18 dello Statuto.
Il Tesoriere può incassare somme di denaro in nome e per conto dell’Associazione, effettuare i pagamenti conseguenti all’attività sociale con l’obbligo di effettuarne l’annotazione sull’apposito registro; si occupa della conservazione in sicurezza delle risorse economico-finanziarie dell’Associazione, proponendo anche forme di risparmio adeguate alle finalità dell’Associazione stessa; il Tesoriere apre un conto corrente intestato all’Associazione, con la firma congiunta di sé medesimo e del Presidente.
Il Tesoriere conserva diligentemente tutta la documentazione relativa alle entrate ed alle uscite economiche dell’Associazione; provvede ad effettuare il rimborso delle spese sostenute dai Soci per le attività svolte nell’interesse della Associazione ed autorizzate.
Il Tesoriere collabora con il commercialista o altro professionista addetto alla contabilità che può essere designato dal Consiglio Direttivo.
Il Tesoriere cura la tenuta del registro cartaceo e/o informatico del versamento delle quote associative.
Art. 14) Coordinatore della Formazione
Il Coordinatore della Formazione propone al Consiglio Direttivo l’approvazione di progetti formativi e di aggiornamento culturale destinati ai Soci ed anche agli operatori del settore che non siano associati a S.I.B.. Ottenuta l’approvazione, egli dirige e coordina tutte le attività relative alla realizzazione dei predetti progetti formativi e ne riferisce costantemente al Presidente o ad un altro membro da quest’ultimo delegato.
Per l’organizzazione dei predetti eventi formativi e di aggiornamento culturale il Coordinatore della Formazione può avvalersi della collaborazione del Segretario e della Segreteria Organizzativa.
IV – Del rimborso spese
Art. 18) Rimborso spese
Tutte le cariche associative sono gratuite; è previsto il rimborso spese in favore dei Soci che abbiano sostenuto, previa autorizzazione del Consiglio Direttivo, spese documentate nell’interesse dell’Associazione.
La partecipazione a qualsiasi evento o conto di formazione in rappresentanza di S.I.B. per il quale il Socio intenda chiedere il rimborso spese, deve essere preventivamente quantificata dal Tesoriere e approvata dal Consiglio Direttivo a maggioranza assoluta dei Consiglieri presenti.
La richiesta di rimborso spese deve essere, quindi, inoltrata dal Socio per iscritto o mediante posta elettronica al Tesoriere, indicando quanto segue:
- – documentazione comprovante le spese dell’eventuale pernottamento;
- – documentazione comprovante le spese degli eventuali pasti;
- – documentazione comprovante le spese di viaggio (biglietto del treno, tagliando autostradale, ricevuta di parchimetri, ecc.);
- – coordinate bancarie del beneficiario del rimborso o il suo indirizzo.
Le ricevute o fatture relative alle spese di pernottamento e pasti devono riportare il numero di Partita IVA della S.I.B..
Nel caso in cui il Socio utilizzi per il viaggio la propria autovettura o altro mezzo proprio, dovrà indicare il luogo di partenza e di arrivo nonché i chilometri percorsi; il rimborso chilometrico è calcolato in €. 0,35/km e tale parametro potrà essere modificato dal Consiglio Direttivo su proposta del Tesoriere.
ll rimborso spese deve avvenire a mezzo bonifico bancario intestato al richiedente, entro 60 giorni dalla richiesta.
Il rimborso spese avviene a cura del Tesoriere; gli atti con i quali viene disposto il rimborso sono controfirmati dal Presidente, ai sensi dell’art 10 del presente Regolamento.
Art. 19) Trasferte e prenotazioni
Le trasferte dei Soci e dei Docenti autorizzate nell’ambito di progetti ed eventi approvati dal Consiglio Direttivo o comunque nell’interesse dell’Associazione, danno diritto al rimborso spese di cui all’articolo precedente.
In ogni caso, i Soci o i Docenti che intendano chiedere il rimborso spese in caso di pernottamento o acquisto di biglietto aereo, devono obbligatoriamente contattare il Segretario o persona dal medesimo incaricata al fine di effettuare le necessarie prenotazioni, pena la perdita del diritto al rimborso spese.